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Asana Italiano Guida Completa

Sei alla ricerca di un applicazione web che ti consenta di semplificare l’organizzazione dei compiti all’interno di un gruppo di lavoro? Asana è nato proprio per questo.

Si tratta di un software pensato per il project management e finalizzato a coadiuvare i team nella pianificazione, nella gestione e nel monitoraggio del lavoro. 

In questo articolo ti spiegherò come si usa, dandoti una panoramica delle sue funzionalità. Sei pronto? Cominciamo.

Cosa è Asana?

Asana è un software di gestione del lavoro utilizzabile sul web o su dispositivi mobili creato nel 2008 da Dustin Moskovitz, cofondatore di Facebook, e Justin Rosenstein, programmatore ed ex ingegnere per conto di Google e Facebook.

Entrambi gli ideatori hanno lavorato in prima battuta per migliorare la produttività dei dipendenti di Facebook: solo nel 2012 hanno pensato di lanciare commercialmente Asana, proponendolo come sistema semplice per aiutare i team a gestire tutto con un solo strumento.

Con Asana squadre formate da decine di persone possono creare progetti, assegnare compiti, specificare scadenze e comunicare nuove attività.

La parola Asana, che indica generalmente le posizioni dello yoga, è stata scelta dai due fondatori perché significa “facile da imparare” in persiano: Moskovitz e Rosenstein hanno puntato tutto sull’usabilità, rendendo il programma intuitivo. 

Come Si Usa Asana?

Asana ti permette di creare degli spazi di lavoro digitali, ovvero degli workspace, all’interno dei quali potrai creare i tuoi progetti e ti dà la possibilità di avere una panoramica completa di tutte le attività riguardanti il progetto che tu e la tua squadra andrete a svolgere.

Asana ti consente di creare delle Task, ovvero dei compiti che i membri del tuo team potranno svolgere e monitorare insieme o singolarmente. Per rendere ancora più funzionale lo spazio di lavoro, Asana ti permette di integrare altri strumenti di produttività.

Per esempio, ti consente di sfruttare Google Drive (vuoi saperne di più? Leggi Come Funziona Google Drive Guida Completa) o Dropbox (Dropbox, Come Funziona? Guida gratuita).  

Vuoi sapere come creare un workspace su Asana? 

Come registrarsi su Asana

Per registrarti su Asana devi innanzitutto visitare il sito web. Noterai immediatamente la barra d’inserimento al centro dell’homepage.

Come Registrarsi su Asana
Come Registrarsi su Asana

Una volta inserita la tua mail all’interno della barra, dovrai cliccare sul pulsante “Try for free” e procedere alla verifica cliccando sul link che riceverai nella tua casella di posta.

A questo punto, Asana ti darà il benvenuto con un breve video e ti chiederà di completare il tuo profilo inserendo il tuo nome, un’eventuale foto profilo e una password. Infine, ti chiederà delle informazioni sul tuo team. 

Schermata Team Asana
Schermata Team Asana

Inserite le informazioni basterà cliccare su “Create Team” e inserire le tue informazioni di pagamento.

Iniziare a usare Asana
Iniziare a usare Asana

Una volta superati questi passaggi, la tua registrazione sarà completata e potrai a usare gratuitamente Asana per 30 giorni. Per capire meglio come funziona il software ti consiglio di guardare questo breve video, che ti introdurrà alle funzioni che ti spiegherò meglio nei prossimi paragrafi.

Come Creare Progetti su Asana?

Una volta completato il processo di registrazione avrai accesso alla dashboard di Asana e noterai immediatamente l’invito a creare il tuo primo progetto

Creare un progetto con Asana
Creare un progetto con Asana

Puoi anche:

  • cliccare sulla voce “Create a Project” che compare in basso a sinistra, nella barra laterale della dashboard;
  • cliccare sul pulsante “New” in alto a destra sulla dashboard.

Ognuna di queste opzioni ti permetterà di aprire la finestra di creazione del progetto.

Casella "Nuovo Progetto" su Asana
Finestra “Nuovo Progetto” su Asana

Da questa finestra potrai impostare tutte le opzioni e le informazioni relative al tuo progetto. Nello specifico, puoi:

  • Scegliere il nome;
  • Impostare il layout, scegliendo se visualizzare il tuo workspace come una serie di liste o come una lavagna con dei post-it, richiamando il design e le funzioni di Trello (Per maggiori informazioni leggi la guida completa su Trello che ho scritto qualche tempo fa);
  • Impostare la privacy, ovvero decidere se vuoi che il tuo progetto rimanga privato (e dunque visibile solo a te) o se vuoi condividerlo con una o più persone.

Oltre a questo, cliccando su “Templates” potrai modificare l’aspetto del tuo progetto. Puoi scegliere quello che più ti piace tra quelli proposti dall’apposita lista, guardando l’anteprima cliccando su “Preview”.

Schermata Templates Asana
Schermata Templates Asana

Infine, cliccando su “Importers” potrai importare integrare nel tuo progetto i tools di produttività che utilizzi abitualmente. Una volta scelte tutte le opzioni basterà cliccare su “Create Project” per dare vita al tuo progetto.

Condividere un progetto su Asana

Creando il progetto potrai condividerlo con chiunque tu voglia. Per farlo dovrai cliccare sul tasto “Share”, che si trova in alto, accanto alla tua immagine del progetto.

Aggiungere membri al progetto Asana
Aggiungere membri al progetto Asana

Una volta fatto avrai accesso a una casella, molto simile a quella di Google Docs che ti permetterà di aggiungere membri al tuo progetto.

Condividere Progetto su Asana
Condividere Progetto su Asana

Ti basterà inserire l’indirizzo mail delle persone che vuoi aggiungere o il loro nome utente su Asana per aggiungerli. Cliccando su “Manage Member Notification” potrai inoltre gestire i loro permessi e le loro autorizzazioni.

Task Asana Come Utilizzarle al Meglio?

Una volta creato il tuo primo progetto, Asana avvierà un tutorial in sei passi che ti spiegherà come creare e contrassegnare i suoi elementi più importanti: le Task

Le Task sono tutte le attività che prenderanno posto nel tuo progetto. Puoi crearle, duplicarle, unirle, stamparle o eliminarle e puoi assegnarle a chi vuoi.

Come creare Task su Asana

Creare una Task su Asana è molto semplice: una entrato all’interno del tuo progetto dovrai cliccare sul pulsante “Add Task“.

Esempio Progetto Asana
Esempio Progetto Asana

Cliccando su questo pulsante potrai impostare e utilizzare al meglio la tua task, dandole innanzitutto un nome e una descrizione. Una volta fatto potrai cliccare su “Assigned” e selezionare la persona del tuo team a cui assegnare il compito.

Chiaramente non è tutto qui. Innanzitutto, cliccando su “Due Date” puoi dare una scadenza all’attività. Poi ti accorgerai di alcuni simboli in alto a destra. Ecco cosa significano: 

  • Attachments: puoi allegare alla tua task un file, caricandolo dal tuo computer o importandolo da Dropbox e/o Google Drive; 
  • Subtask: puoi creare dei sotto-compiti all’interno della tua attività, generando una checklist con le indicazioni per arrivare all’obiettivo in maniera gratuale;
  • Copy: ti permette di copiare il link della task e condividerlo con le persone che hanno accesso al tuo progetto; 
  • More Actions: dai tre puntini potrai interagire con la task in diversi modi. In partcolare potrai duplicarla, eliminarla o contrassegnarla con dei tag a tua scelta.

Per una migliore organizzazione delle Task è consigliabile dividerle in più sezioni. Di che si tratta? Te lo spiego subito.

Quali sono le Sezioni di Asana?

Quando crei il tuo progetto puoi visualizzare le tue task in lista. La visualizzazione è semplice e puoi decidere di cambiare l’ordine delle tue task semplicemente cliccandoci sopra e spostandole. 

Però, per un maggiore ordine, quando le task diventano tante ti conviene ricorrere alle Sezioni semplicemente cliccando su “Add Section”.

Lista Task su Asana
Lista Task su Asana

Le sezioni ti consentono di dividere e organizzare le attività del tuo progetto. Possono essere utilizzate per creare categorie, fasi del flusso di lavoro e priorità.

Lista divisa in Sezioni, Asana
Lista divisa in Sezioni, Asana

Puoi convertire una Task in una sezione: è sufficiente aggiungere i due punti alla fine del suo nome. Inoltre è possibile convertire una sezione in un’attività rimuovendo i due punti.

Prezzi Asana

Asana è un software a pagamento che ti permette di scegliere fra tre piani:

  • Premium: pensato per team di massimo 15 persone, costa 9,25 euro al mese per ogni utente se rinnovato annualmente e 11.10 euro se rinnovato mensilmente;
  • Business: pensato per le aziende, costa 18,75 euro al mese per ogni utente e permette di accedere alla funzionalità “Porfolio”, che aggiunge ulteriori possibilità di monitoraggio del progetto. Business ti permette anche di accendere a un servizio di assistenza privilegiato;
  • Enterprise: si tratta di un piano pensato per le grandi imprese o per le organizzazioni che hanno bisogno di ulteriori sistemi di sicurezza e controllo. Il prezzo viene scelto dopo aver parlato con gli addetti alle vendite di Asana.

Opinioni Asana

Le opinioni su Asana tendono a essere tutte molto buone. Per esempio su TrustPilot, sito web che permette di recensire software e servizi, è valutato molto bene dagli utenti, che ne premiano l’usabilità e la semplicità.

Recensioni e opinioni Asana
Recensioni e opinioni Asana

Anche Software Advice, sito di valutazioni sui software di portata internazionale, restituisce pareri positivi. E a differenza di TrustPilots, che ha raccolto solo 17 pareri, qui si tratta di ben 5.536 recensioni.

Software Advice invita tutti gli utenti a indicare i pro e i contro del software recensito. Per quanto riguarda Asana sono apprezzate la velocità, l’intuitività e il rapporto qualità-prezzo. Viene premiata anche la possibilità di integrazione con altri tools. 

Tra i contro, quasi all’unanimità, viene indicata la scarsa possibilità di personalizzazione dell’interfaccia. 

Spero che il mio articolo ti sia stato utile a saperne di più su Asana e a capire come funziona. Se c’è qualcosa che vuoi chiedermi, lascia un commento. Altrimenti metti un like e condividi.

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