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Dropbox, Come Funziona? Guida gratuita

Sei alla ricerca di un sistema di file hosting che conservi i tuoi dati e che ti consenta di condividere dei file velocemente? Allora devi conoscere Dropbox.

Se vuoi sapere come funziona questo servizio gratuito sei nel posto giusto: oggi ti propongo una guida gratuita per scoprire Dropbox e come funziona.

Cos’è Dropbox

Dropbox è un servizio di archiviazione su Internet appositamente pensato per ospitare in sicurezza i file degli utenti. Nato nel 2007, è diventato uno dei nomi più noti del web.

C’è un motivo di base per cui Dropbox è così popolare: si può usare su desktop, tablet e smartphone e le sue soluzioni per la gestione dei file sono intelligenti e intuitive, incluse quelle della cartella di sincronizzazione, che è stata copiata dalla maggior parte della concorrenza.

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I file vengono copiati su questa cartella, che si appoggia su una rete di server remoti, cosa che consente di accedervi da dispositivi diversi.

Dropbox è compatibile con tutti i computer che supportano i sistemi Windows, MacOs e Linux e con tutti gli smartphone Android, iOS e Windows Phone e a un unico account si possono connettere più dispositivi.

Tieni a mente che Dropbox non salva automaticamente tutti i file sul tuo computer: dovrai selezionare e scegliere quale vuoi salvare. Una volta scelte le cartelle da salvare e abilitata la sincronizzazione i file verranno condivisi quasi in tempo reale su ognuno di essi.

Panoramica delle funzioni di Dropbox

Prima di spiegarti nel dettaglio come funziona Dropbox, ecco un elenco di funzioni che caratterizzano questa piattaforma e che possono darti un’idea di quello che fa:

Condivisione

  • Condivisione di singoli file
  • Condivisione di cartelle
  • Condivisione con link protetto da password
  • Condivisione con link a scadenza
  • Condivisione con autorizzazioni personalizzabili

Sincronizzazione

  • Sincronizzazione selettiva
  • 
Sincronizzazione in blocco

Modifica e visualizza

  • Anteprima dei file
  • 
Collaborazione in app
  • Note in app
  • Modifica file

Tutte queste funzioni possono essere usate singolarmente o insieme. Questo significa che se vuoi condividere un file con una persona puoi allo stesso tempo condividere una cartella con altre persone ancora. Nel frattempo puoi anche procedere alla sincronizzazione selettiva o in massa e collaborare con qualcuno alla stesura o alla modifica di un documento. Il funzionamento è piuttosto fluido.

Dropbox è affidabile?

In molti mi chiedono se Dropbox è affidabile. Di fatto, anche se ci sono concorrenti più economici e leggermente più sicuri, Dropbox è abbastanza affidabile: tutti i file archiviati sono crittografati con Advanced Encryption Standard a 256 bit.

In più Dropbox sfrutta la tecnologia Secure Sockets Layer o Transport Layer Security TLSper per i dati in transito.

In più vengono infatti effettuati dei controlli periodici sulla sicurezza e i file pubblici sono visibili solo ed esclusivamente alle persone in possesso del link diretto.

Come iscriversi a Dropbox

Se hai deciso che Dropbox è il servizio di archiviazione più adatto a te, la prima cosa che devi fare è creare un account. Per iscriverti a Dropbox basta visitare il sito web www.dropbox.com.

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Ti si presenterà questa schermata:

Schermata di iscrizione a Dropbox
Schermata di iscrizione a Dropbox

Come puoi vedere, in alto a sinistra sono presenti le diciture Per i team e Per i singoli. Se al momento ti interessa creare un account personale, però, ti basta compilare il modulo di registrazione a destra. Puoi anche effettuare l’accesso direttamente con il tuo account google.

Una volta completata la registrazione accederai alla piattaforma e Dropbox ti spiegherà brevemente alcune funzioni base. Dopodiché potrai tranquillamente utilizzare il tuo account.

Questo significa che avrai accesso a una piattaforma dove caricare i file manualmente e dalla quale potrai tenere sotto controllo i tuoi documenti o crearli, se vuoi. Di fatto, se vuoi usare al meglio le potenzialità del tuo account ti conviene usare la pagina web come supporto e scoprire come funziona Dropbox su computer.

Come Utilizzare Dropbox su Computer

Usare Dropbox sul desktop è facile. Il primo passo da fare, quando ti iscrivi, è cliccare sul tuo avatar in alto a destra e cliccare sulla parola Installa:

Installa su Dropbox
Installa su Dropbox

in questo modo scaricherai l’applicazione Desktop Dropbox, nota anche come client desktop. Questa applicazione aggiunge alle cartelle presenti sul tuo computer la cartella “Dropbox”, e i file che aggiungi a quella cartella vengono automaticamente copiati nel tuo account Dropbox.

Insomma, puoi usarla come un’altra normalissima cartella, trascinando al suo interno tutto quello che vuoi archiviare. Le tue cartelle e/o file non verranno cancellate dalla loro posizione originale, ma qualsiasi cambiamento tu faccia (cancellare, aggiungere, modificare) verrà automaticamente trasposto nel corrispettivo presente nell’account Dropbox.

Questo significa che tutto quello che metti all’interno della cartella Dropbox sarà automaticamente sincronizzato. Una cosa che devi sapere è che i dati verranno sempre sincronizzati in ordine di grandezza: la priorità viene data ai file più piccoli.

Utilizzando la cartella Dropbox i tuoi dati importanti saranno inoltre sempre al sicuro: se per un motivo o per un altro il tuo computer smette di funzionare il file sarà comunque presente sul tuo account, e potrai anche vedere una cronologia di tutte le versioni precedenti (fino a 30 giorni).

Due cose di cui non devi preoccuparti riguardano la chiusura della cartella Dropbox e l’essere offline. Se chiudi la cartella Dropbox i file continueranno a sincronizzarsi lo stesso, da remoto. Se vai offline la sincronizzazione effettivamente si interromperà, ma non dovrà ricominciare da capo: appena tornerai online riprenderà esattamente da dove avevi lasciato.

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File e Cartelle eliminate su dropbox: come recuperarle

Può capitare di eliminare per sbaglio un file o una cartella, ma non ti preoccupare: non è un errore irreparabile. Per recuperare ciò che hai cancellato basta entrare sul tuo account Dropbox direttamente dal web. Ti si presenterà davanti la tua homepage, e a sinistra noterai queste voci:

Homepage di Dropbox, colonna a sinistra
Homepage di Dropbox, colonna a sinistra

Adesso basta cliccare su File. La schermata cambierà e ti ritroverai davanti quest’altra colonna:

File Eliminati su Dropbox
File Eliminati su Dropbox

Cliccando su File Eliminati avrai accesso a tutto quello che hai cancellato. I file cancellati resteranno memorizzati in questa sezione per 30 giorni, dopodiché verranno eliminati definitivamente. Da tutti i dispositivi.

Come scaricare l’app di Dropbox e come utilizzarla

A proposito di dispositivi, ti ho accennato il fatto che puoi usare Dropbox dal computer, ma anche dai tablet e dagli smartphone. Come? Con l’app, che puoi scaricare gratuitamente da Google Play, App Store o Windows Phone Store. Una volta scaricata, potrai esplorarla.

Due schermate dell'app di Dropbox
Due schermate dell’app di Dropbox

Il funzionamento dell’app è praticamente uguale a quello della piattaforma web: avrai a disposizione la tua homepage, dalla quale avrai accesso a tutti i tuoi file. Potrai crearli e condividerli in maniera molto semplice e intuitiva.

Come Aumentare Spazio Giga di Dropbox

L’iscrizione gratuita a Dropbox ti da immediatamente accesso al piano Basic, che consente di utilizzare soltanto 2 GB di memoria, che sono sufficienti per iniziare ma che allo stesso tempo sono troppo pochi per tutti i file che potresti voler archiviare o condividere.

Per aumentare tuoi giga su Dropbox puoi seguire due strade: invitare degli amici a usarlo o passare ai piani a pagamento.

Spazio Giga gratuito invitando gli amici

Invitando i tuoi amici su Dropbox puoi ottenere 500 mb di spazio in più. Puoi continuare a invitare i tuoi amici fino a un massimo di 16 GB, dopodiché dovrai necessariamente passare ai piani a pagamento.

Per invitare i tuoi amici su Dropbox basta cliccare il tuo avatar in alto a destra, cliccare su Impostazioni e poi su Piano. A questo punto potrai fare clic su Invita un amico. Inserisci l’indirizzo mail della persona che vuoi invitare e il gioco è fatto: il tuo amico riceverà una mail di notifica e non appena si iscriverà tu riceverai i tuoi 500 mb.

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Spazio Giga di Dropbox con gli upgrade

Se hai deciso di passare a un piano a pagamento ti basta cliccare accanto al tuo avatar in alto a destra, dove compare la dicitura Effettua l’Upgrade dell’Account. A questo punto si aprirà una schermata che ti presenterà tutti piani disponibili:

I piani di archiviazione a pagamento di Dropbox

    I piani di archiviazione a pagamento di Dropbox

Come puoi vedere, i piani proposti riguardano sia i singoli che i team. Per i singoli le opzioni sono:

    • Dropbox Plus, che propone 1 TB di spazio e funzioni aggiuntive. Puoi sottoscrivere un abbonamento mensile, al costo di 9,99 euro o annuale al costo di 99 euro.
    • Dropbox Professional propone invece 2 TB di spazio e funzioni avanzate. Puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni, poi ha un costo di 19,99 euro al mese o di 199 euro all’anno.

Per i team i due pacchetti sono inquadrati in Dropbox Business, concepito per organizzazioni e gruppi. Il costo varia in base alle necessità e alle quantità di collaboratori presenti nel team.

Condivisione File Dropbox

Hai deciso di condividere qualcosa tramite Dropbox? Bene! Allora, Dopo aver effettuato l’accesso al tuo account, scegli un file o una cartella che desideri condividere.

Prima di procedere ricordati che una volta condiviso il file o la cartella gli altri utenti potranno vedere tutto quanto: assicurati, pertanto, che non ci siano documenti sensibili o privati. 

Una volta accertato questo fai clic sul file/cartella con il tasto destro del mouse. Vedrai comparire un piccolo menu e potrai cliccare su condividi.

Condividi su Dropbox
Condividi su Dropbox

A questo punto devi scegliere con chi condividere il file/cartella: puoi inserire manualmente l’indirizzo email o importare un elenco di contatti da Gmail, Yahoo Mail e Facebook. La persona con cui hai deciso di condividere il file/cartella riceverà una mail di notifica. Da questa stessa mail potrà accedere al proprio account Dropbox.

Se non dovesse averne uno, non temere: Dropbox gli consentirà comunque di accedere alla cartella o scaricare il file, pur non potendo interagirci. Sì, perché chi invece possiede un account Dropbox può modificare e utilizzare tutti gli strumenti.

Vuoi condividere i tuoi file ma non vuoi che le persone che li vedono li modifichino? Nessun problema, Dropbox consente anche di impostare le autorizzazioni: le persone con cui condividerai potranno solo vedere il file e non potranno scaricarlo o modificarlo. Le autorizzazioni possono comunque essere cambiate in qualsiasi momento, a tua discrezione.

Avevi mai usato Dropbox? Ritieni che ci siano sistemi di archiviazioni migliori? Fammelo sapere lasciando un commento, e se ti è piaciuto l’articolo metti un like o condividilo.

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