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Notion App: Guida Completa Produttività e Organizzazione

Hai bisogno di uno spazio di lavoro in cui scrivere, pianificare e organizzarti, magari coordinandoti con i tuoi colleghi e collaboratori? Ti serve una piattaforma con funzionalità di modifica in tempo reale, che sia accessibile sia da web che da desktop?

Bene, voglio parlarti di Notion, un’app che uso e che mi permette di organizzare e gestire al meglio il mio lavoro. Notion è una web app ti consente di condividere contenuti, commentare e assegnare attività e promemoria.

In quest’articolo cercherò di aiutarti a capire come funziona Notion e come utilizzarla al meglio per raggiungere i tuoi obiettivi o per ottimizzare la tua gestione del lavoro.

Cosa è Notion?

Notion è uno strumento di gestione e produttività, pensato per team o singoli individui che vogliono creare il proprio spazio di lavoro. In particolare, Notion si propone come web app che ti permette di creare una Wiki per i collaboratori con guide e procedure da seguire.

L'homepage di Notion
L’homepage di Notion

Per quanto riguarda la funzione Wiki quasi come il sito web puoi creare, modificare e progettare il tuo layout, creando la tua personale “enciclopedia” con pagine e sottopagine.

Se invece crei dei documenti puoi lavorarci sia offline che online, in tempo reale con i tuoi collaboratori. Stessa cosa vale per le liste di cose da fare e per eventuali progetti.

Uno dei punti di forza di Notion è che puoi accedere da Smartphone/Tablet (tramite app), da computer (tramite software) oppure direttamente online, e quindi utilizzarlo in qualsiasi momento in modo semplice e veloce.

Come Funziona Notion?

Come ti accennavo, Notion è un riuscito mashup tra Google Docs (vuoi saperne di più? Leggi Google Docs Cosa è, Come Funziona? Guida Completa)
Dropbox (sai come funziona? Leggi Dropbox, Come Funziona? Guida gratuita), Evernote (sai cos’è? Leggi Evernote Come Funziona? Guida Completa) e Trello (scopri cos’è leggendo Trello Italiano Guida Completa): ti consente di fare praticamente tutto ciò che fanno questi programmi in un colpo solo.

Notion ha un design semplice e intuitivo e funziona tramite blocchi che possono potenzialmente diventare qualsiasi cosa tu voglia: testo, immagine, checklist, elenchi puntati e molto altro ancora.

Per darti un’idea precisa di come funziona Notion, ti elenco le sue peculiarità e i punti di forza nel modo più semplice possibile. Con Notion puoi:

  • Scrivere, pianificare, collaborare offline e online su tutti i dispositivi da cui usi Notion;
  • Collaborare in tempo reale condividendo, co-modificando, commentando e usando le @menzioni;
  • Creare e organizzare i contenuti utilizzando le pagine nidificate;
  • Trascinare e rilasciare i contenuti per dare priorità, organizzare e personalizzare;
  • Salvare e condividere immagini e altri contenuti multimediali;
  • Utilizzare i layout disponibili;
  • Contrassegnare con tag e categorie note, attività e bozze;
  • Assegnare attività e concedere l’accesso alle pagine agli altri membri del team;
  • Creare o unire più spazi di lavoro utilizzando un solo indirizzo email, senza sovrapposizioni;
  • Invitare altri utenti a contribuire e/o creare pagine pubbliche con vari livelli di accesso;
  • Visualizzare una cronologia di tutti gli aggiornamenti dello spazio di lavoro;

Un’altro punto di forza? Notion attiva senza sforzo una sincronizzazione delle modifiche che vengono fatte su qualsiasi browser web sul tutte le app mobile. Interessante, vero? Vuoi sapere come iniziare a usare Notion? Ottimo, te lo spiego subito.

Come iniziare a usare Notion?

Per iniziare a usare Notion basta visitare il sito web. Nell’homepage noterai immediatamente le caselle “Enter your mail” e “Get Started”. Se hai un account Google potrai facilmente accedere con le tue credenziali.

Iniziare a usare Notion
Iniziare a usare Notion

Una volta fatto l’accesso dovrai accettare la normativa sulla privacy e iniziare a inserire le tue informazioni. Nello specifico:

Schermata Informazioni Notion
Schermata Informazioni Notion

oltre al nome e al cognome ti verrà richiesto cosa fai nella vita e per cosa intendi usare Notion. Una volta inserite queste informazioni potrai inserire le informazioni relative al tuo spazio di lavoro.

Impostazioni Workspace di Notion
Impostazioni Workspace di Notion

Dovrai inserire il nome del tuo spazio di lavoro e, se lo vorrai, un url personalizzato e, sempre che tu lo voglia, una mail che consente l’accesso allo spazio a un’altra persona. Una volta fatto tutto questo, clicca su “Create Workspace“.

A questo punto Notion ti chiederà se vuoi importare qualcosa dai principali strumenti di produttività presenti in questo momento sul web.

Schermata Importazione Notion
Schermata Importazione Notion

Infine, ti verrà ricordato che puoi scaricare l’app di Notion sia su Desktop (per Windows e per Mac) che su dispositivo mobile (sia su Android che su iOS). Scaricarle è molto semplice e il mio consiglio è quello di installare immediatamente l’app desktop, che ti consentirà di avere un collegamento rapido direttamente dal tuo computer.

Una volta installato il tutto, e completati gli ultimi passaggi, ti punto basterà andare avanti per creare il tuo workspace all in one

Workspace All in One

Non appena avrai completato tutti i passaggi spiegati nel paragrafo precedente avrai accesso alla pagina “Getting Started”, dalla quale potrai capire come usare il tuo workspace.

Pagina "Getting Started" di Notion
Pagina “Getting Started” di Notion

Ti accorgerai che il tuo workspace ha una barra laterale particolarmente intuitiva, dove sono presenti diverse voci, tra cui “Add a Page”.

Barra laterale Notion
Barra laterale Notion

Proprio cliccando su questa voce potrai aggiungere una nuova pagina e scegliere tra le diverse opzioni fornite da Notion: puoi creare una pagina basandoti sui Template già presenti o optare per una pagina vuota, dare vita al tuo personale calendario o a un foglio di calcolo.

Nuova Pagina Notion
Nuova Pagina Notion

Ogni pagina che crei può essere usata solo da te o condivisa con altri utenti per mezzo della voce “Share“, che troverai sempre in alto a sinistra. Cliccando su “Share” avrai a disposizioni diverse opzioni:

Opzioni "Share" di Notion
Opzioni “Share” di Notion

Potrai rendere la tua pagina accessibile a chiunque, e dunque pubblica, o invitare altri utenti con il tasto “Invite a Person“. Puoi inoltre impostare i limiti per ogni persona invitata, che potrà modificare, commentare o leggere il tuo documento.

Come creare una Wiki su Notion?

Per creare una Wiki (o team home) su Notion bastano pochi semplici passaggi. Una wiki consiste in una serie di pagine annidate all’interno di una pagina madre. Questo ti consentirà di muoverti agevolmente da una sezione all’altra.

Quando crei una pagina, clicca sul pulsante “+” presente nella barra laterale. Puoi creare tutte le sottopagine che desideri, dando loro diversi nomi e diverse caratteristiche.

Ogni volta che crei una pagina hai a disposizione molti tipi di contenuti diversi che puoi integrare, dagli elenchi alle immagini, dalle checklist ai video.

Una volta create e caratterizzate le tue pagine puoi spostarle a tuo piacimento, inserire delle intestazioni e dividerle in gruppi semplicemente cliccandoci sopra e spostandole a tuo piacimento.

Puoi inoltre aggiungere delle caratteristiche grafiche, impostando immagini di copertina e aggiungendo delle icone.

Notion Pro: funzioni e prezzi

Come molti altri strumenti legati alla produttività, Notion ti consente di passare a delle versioni a pagamento. Queste versioni includono delle funzioni Pro. Vediamole nel dettaglio.

Notion Funzioni Pro

Come vedi , ci sono ben quattro piani tra cui puoi scegliere.

  • Gratuito: il piano gratuito di Notion è quello che usi quando ti registri. Ti consente di aggiungere alla tua pagina fino a 1000 contenuti e pone dei limiti di caricamento: ogni singolo file allegato può essere grande al massimo 5MB.
  • Personale: il piano personale costa 4 dollari al mese e può essere sottoscritto solo da un singolo membro, che può però ospitare ospiti e collaboratori in maniera illimitata. Gli ospiti hanno accesso solo alle pagine condivise con loro. Una volta sottoscritto il piano personale avrai accesso a dei permessi avanzati e potrai visualizzare e ripristinare le versioni precedenti (fino a 30 giorni) all’ultima modifica.
  • Team: il piano team costa 8 dollari al mese a membro. Non ci sono limitazioni al numero di membri che possono sottoscrivere quest’abbonamento e tutti hanno accesso a blocchi di memoria illimitata. Non si hanno limiti di caricamento di file e si possono utilizzare degli specifici strumenti di amministrazione per ogni membro, che consentono un maggiore controllo.
  • Impresa: il piano impresa parte da 16 dollari a membro ed è destinato alle grandi aziende. Fornisce strumenti e funzioni calibrate sulle necessità dell’azienda, che si concordano direttamente con il team di Notion.

Software Per Gestire Tasks e Progetti

Notion contiene al suo interno anche degli appositi software per gestire Tasks e Progetti. Per mezzo della voce “Task & Issues“, che trovi a sinistra, nella barra laterale, potrai seguire lo sviluppo di qualsiasi progetto tu abbia in mente.

Funzione "Task & Issues" di Notion
Funzione “Task & Issues” di Notion

Come puoi vedere, avrai a disposizione una task board intuitiva, all’interno della quale ogni membro del team può vedere quali attività gli sono state assegnate, monitorare le attività degli altri (se è autorizzato a farlo) e tenere sott’occhio l’andamento del progetto.

Creando un database potrai creare dei precisi status per ogni attività (per esempio “Pronto”, “In corso” e “Da fare”), in modo che tutti i membri del team possano contrassegnare i loro compiti.

Puoi anche aggiungere dei dettagli, come eventuali scadenze o tag, e scegliere come tu e i membri del tuo team visualizzerete le attività.

Con “Task & Issues” puoi anche creare delle sottoattività e aggiungere delle note. Ogni attività, infatti, ha una sua pagina univoca, che può comprendere elenchi di cose da fare, immagini, elenchi puntati e qualsiasi cosa ti serva per rendere più fluido il tuo lavoro.

Infine, con la funzione @menzioni, potrai citare un qualsiasi membro del team, che riceverà una notifica push o in-app. Se è collegato contemporaneamente a te si avvierà una vera e propria chat che vi consentirà di scambiare idee in tempo reale.

Spero che il mio articolo ti sia stato utile. Se vuoi sapere qualcosa fammi delle domande lasciando un commento. Altrimenti metti un like e condividi!

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